NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI ( Phần 1)

Hầu hết các công ty ở các nước phát triển luôn đề cao quy trình soạn thảo và ký kết hợp đồng, hợp đồng thương mại của họ rất chi tiết, chặt chẽ và dự liệu cả những tình huống hiếm khi xảy ra. Ví dụ: ông Bill Gate, trong một lần phỏng vấn các ứng viên thi tuyển vào Tập đoàn Microsoft đã đặt câu hỏi: “Theo các bạn đâu là yếu tố duy trì sự ổn định và thành công của các hoạt động kinh doanh ngày nay ? ” Một ứng viên tiêu biểu đã trả lời: “Đó chính là tính chặt chẽ của hợp đồng”. Nhiều người khi đó đã nghi ngờ tính nghiêm túc trong câu trả lời của ứng viên này, nhưng Bill Gate không nghĩ vậy. Ông đã cho ứng viên này điểm tối đa và nhận anh ta vào làm việc.

Trong khi đa số các Công ty của Việt Nam hiện nay chưa quan tâm nhiều đến vấn đề này, vẫn sử dụng những mẫu hợp đồng khuôn sáo, đơn điệu – “năm câu ba điều”, khó hiểu và thậm chí lạc hậu so với pháp luật hiện hành. Hậu quả là khi thực hiện hợp đồng rất khó khăn, dễ xảy ra tranh chấp và thường bị thua khi kiện tụng. Tình trạng này do nhiều nguyên nhân: văn hóa kinh doanh trọng tín hơn trọng lý, quy mô kinh doanh còn nhỏ, chưa có bài học đau xót trong giao thương quốc tế nên chưa sợ…đặc biệt là còn thiếu hiểu biết pháp luật và kỹ năng soạn thảo hợp đồng thương mại. Đó cũng chính là lý do tác giả viết bài này.

1. Những điểm chung cần quan tâm khi soạn thảo hợp đồng thương mại

a) Soạn thảo Dự thảo hợp đồng trước khi đàm phán:

Soạn dự thảo hợp đồng (bước 1), đàm phán, sửa đổi bổ sung dự thảo (bước 2), hoàn thiện – ký kết hợp đồng (bước 3) là một quy trình cần thiết. Soạn dự thảo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp văn bản hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán. Nó giống như một bản kế hoạch cho việc đàm phán, khi có một dự thảo tốt coi như đã đạt 50% công việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Nếu bỏ qua bước 1 chỉ đàm phán sau đó mới soạn thảo hợp đồng thì giống như vừa xây nhà vừa vẽ thiết kế, nên thường dẫn đến thiếu sót, sơ hở trong hợp đồng, đặc biệt đối với những thương vụ lớn.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều sách viết về hợp đồng và thường kèm theo nhiều mẫu hợp đồng các loại. Ví dụ: cuốn Pháp luật về hợp đồng trong thương mại và đầu tư, do TS. Nguyễn Thị Dung (chủ biên). Doanh nghiệp nên dựa vào các mẫu hợp đồng đó để xem như là những gợi ý cho việc soạn dự thảo hợp đồng. Tuy nhiên hợp đồng được ký kết trên nguyên tắc tự do và bình đẳng, do đó nội dung của mỗi hợp đồng cụ thể luôn có sự khác nhau. Bởi nó phụ thuộc vào ý chí của các bên và đòi hỏi thực tiễn của việc mua bán mỗi loại hàng hoá, dịch vụ là khác nhau, trong các điều kiện, hoàn cảnh, thời điểm khác nhau. Đăc biệt phải xác định (dự liệu) những rủi ro kinh doanh nào có thể hiện diện trong các giao dịch của doanh nghiệp và loại bỏ hay giảm thiểu những rủi ro đó bằng việc sử dụng các điều khoản hợp đồng; điều này các hợp đồng mẫu thường ít khi đề cập. Ví dụ: khi mua hàng hóa, phải dự liệu đến cả những tình huống hiếm khi xảy ra: hàng giả, hàng nhái; gặp bão, lụt trong quá trình vận chuyển, giao hàng; khi tranh chấp kiện tụng thì tiền phí luật sư bên nào chịu; những thiệt hại gián tiếp bên vi phạm có phải chịu không…? Do vậy không thể có một mẫu hợp đồng nào là chuẩn mực, nó thường thừa hoặc thiếu đối với một thương vụ cụ thể. Doanh nghiệp cần phải sửa cho phù hợp theo ý muốn của hai bên, đừng lạm dụng mẫu – chỉ điền một vài thông số và hoàn tất bản dự thảo hợp đồng.

b) Thông tin xác định tư cách chủ thể của các bên:

Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bên thì tối thiểu phải có các thông tin sau:

- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Tên, Trụ sở, Giấy phép thành lập và người đại diện. Các nội dung trên phải ghi chính xác theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.

- Đối với cá nhân: Tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú. Nội dung này ghi chính xác theo chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ khẩu và cũng nên kiểm tra trước khi ký kết.

c) Tên gọi hợp đồng:                                                                                     

Tên gọi hợp đồng thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ: tên loại là hợp đồng mua bán, còn tên của hàng hoá là xi măng, ta có Hợp đồng mua bán + xi măng hoặc Hợp đồng dịch vụ + khuyến mại. Hiện nhiều doanh nghiệp vẫn còn thói quen sử dụng tên gọi “HỢP ĐỒNG KINH TẾ” theo Pháp lệnh hợp đồng kinh tế (1989) nhưng nay Pháp lệnh hợp đồng kinh tế đã hết hiệu lực, nên việc đặt tên này không còn phù hợp. Bộ luật dân sự năm 2005 đã dành riêng Chương 18 để quy định về 12 loại hợp đồng thông dụng, Luật Dân sự 2015 sắp có hiệu lực cũng quy định về 13 loại hợp đồng dân sự, Luật thương mại năm 2005 cũng quy định về một số loại hợp đồng, nên chúng ta cần kết hợp hai bộ luật này để đặt tên hợp đồng trong thương mại cho phù hợp.

d) Căn cứ ký kết hợp đồng:

Phần này các bên thường đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản uỷ quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh. Ví dụ: một doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng mua bán hàng hoá với một doanh nghiệp nước ngoài mà có thoả thuận là: Căn cứ vào Bộ luật dân sự 2005 và Luật thương mại 2005 của Việt Nam để ký kết, thực hiện hợp đồng thì hai luật này sẽ là luật điều chỉnh đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp (nếu có). Do đó cũng phải hết sức lưu ý khi đưa các văn bản pháp luật vào phần căn cứ của hợp đồng, chỉ sử dụng khi biết văn bản đó có điều chỉnh quan hệ trong hợp đồng và còn hiệu lực.

e) Hiệu lực hợp đồng:

Nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác; Ngoại trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật, như: hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án bất động sản, hợp đồng chuyển giao công nghệ… Các bên phải hết sức lưu ý điều này bởi vì hợp đồng phải có hiệu lực mới phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc các bên phải thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Liên quan đến hiệu lực thi hành của hợp đồng thương mại thì vấn đề người đại diện ký kết (người ký tên vào bản hợp đồng) cũng phải hết sức lưu ý, người đó phải có thẩm quyền ký hoặc người được người có thẩm quyền ủy quyền. Thông thường đối với doanh nghiệp thì người đại diện được xác định rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư. Cùng với chữ ký của người đại diện còn phải có đóng dấu (pháp nhân) của tổ chức, doanh nghiệp đó. Về thẩm quyền ký kết hợp đồng thương mại nếu nghiên cứu sâu rộng thì cũng còn rất nhiều vấn đề phải bàn, bạn đọc có thể tham khảo thêm cuốn Pháp luật về hợp đồng trong thương mại và đầu tư, do TS. Nguyễn Thị Dung (chủ biên).

Mời bạn đánh giá bài viết này!

Có thể bạn quan tâm?

Địa chỉ chi nhánh: Số 26 Đoàn Thị Liên, phường Phú Lợi, TP. Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương
PNV – Địa chỉ: VP 6, Linh Đàm, Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội
Email: luathongthai38@gmail.com
Hotline: 0976.933.335
Đơn vị liên kết:
- Viện Kinh tế Công nghệ Việt nam
- Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Xuất Nhập khẩu HILAP