Trong hầu hết các văn bản hành chính hoặc trong các bản Hợp đồng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thường có nhiều chữ ký tại mỗi trang của văn bản. Chữ ký nháy xuất hiện tại cuối mỗi trang, hoặc xuất hiện trong khu vực có chữ ký của chủ thể ký văn bản (tại nơi nhận hoặc tại dấu chấm cuối cùng của văn bản). Vậy Ký nháy là gì? Người ký nháy phải chịu những trách nhiệm gì đối với nội dung của văn bản mà mình ký nháy?
Ký nháy là gì?
Chữ ký nháy là
chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở
cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành
chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị
nhận văn bản.
Ký nháy được
quy định tại Điều 9 Thông tư 04/2013/TT-BNV như
sau:
“Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối
và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí
cuối cùng ở “Nơi nhận”.”
Chữ ký nháy đối
với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm rà soát, soạn thảo nên
văn bản đó. Chứ ký nháy đối với các bản Hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi
nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn
bản.
Tư vấn pháp luật miễn phí 1900.6248 (Nguồn: Internet)
Có những loại ký nháy nào?
Các loại chữ ký nháy thường thấy
gồm:
·
Chữ ký nháy tại các trang trong cùng một văn bản:
Dùng để xác nhận tính liền mạch của văn bản và đã được người ký nháy kiểm tra,
rà soát nội dung. Tương tự như việc đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính liền mạch
và liên tục của hồ sơ trách trường hợp bị thay đổi thành nội dung khác.
·
Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản: Do
người soạn thảo văn bản thực hiện, trong một số trường hợp cơ quan, đơn vị văn
bản do cấp dưới thực hiện và gửi cấp trên để duyệt thì sẽ sử dụng chữ ký nháy
kiểu này để sau này dễ xem xét trách nhiệm từng bộ phận
·
Chữ ký nháy tại phần chức danh hoặc nơi nhận: Thể
hiện nội dung rà soát và kiểm tra văn bản trước khi ban hành theo quy định
trên.
Trách nhiệm của người ký nháy đối với văn bản hành chính là gì?
Chữ ký nháy
vào văn bản là cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung
của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung.
Hiện nay, chữ
ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một
văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ
nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản
đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.
Người ký nháy không phải chịu
trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách
nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.
Tuy nhiên, nếu cá
nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có
thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.