Từ 1/11/2020, 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây cũng là thời điểm mà nhiều quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực và thay thế bằng các quy định mới tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Hóa đơn điện tử
Từ 1/11/2020, 100% doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện
tử. Đây cũng là thời điểm mà nhiều quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực
và thay thế bằng các quy định mới tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC.
Trong thời đại
Công nghệ 4.0 thì mọi hoạt động liên quan đến sinh hoạt, mua bán, trao đổi,…đều
thông qua hệ thống internet, đặc biệt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của
các doanh nghiệp thì càng được ứng dụng nhiều hơn.
Hóa đơn viết tay
truyền thống như ngày xưa đã không còn tồn tại, hoặc nếu có thì chỉ chiếm một số ít ở vài đơn vị doanh
nghiệp quy mô vừa và nhỏ mà thay vào đó là việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang
hóa đơn điện tử vô cùng thông minh và tiện dụng đã lấn sân, có mặt ở hầu hết
các loại hình doanh nghiệp từ quy mô nhỏ, vừa và lớn.
1. Hóa đơn điện
tử là gì?
Hóa đơn điện tử
là tập hợp những dữ liệu liên quan đến hoạt động mua bán, trao đổi, cung ứng dịch
vụ được tạo, lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử
bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn xuất
khẩu.
- Hóa đơn giá tị
gia tăng.
- Hóa đơn bán
hàng.
- Hóa đơn khác:
vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không,...
Hình thức và nội
dung được lập trên hóa đơn được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của
pháp luật có liên quan.
2. Đối tượng áp
dụng:
- Các tổ chức, doanh
nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Tổ chức cá
nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
- Tổ chức cung cấp
hóa đơn điện tử.
- Cơ quan quản
lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng
hóa đơn.
3. Nguyên tắc lập,
quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử:
Theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP vừa được Chính
phủ ban hành và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/11/2018 nêu rõ nguyên tắc lập,
quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
a. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử:
- Số hóa đơn điện
tử được lập và xác định theo nguyên tắc liên tục, theo trình tự thời gian và mỗi
số hóa đơn đảm bảo chỉ lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá
nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn
điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hó đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và
phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá
trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trường hợp khi bán
hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử
dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối mạng để chuyển
dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
b. Đăng ký, quản lý,
sử dụng hóa đơn điện tử:
- Việc đăng ký, quản
lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải
tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy
định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Mọi dữ liệu trên hóa
đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện
tử để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho
các tổ chức, cá nhân có liên quan.
- Việc cấp mã của cơ
quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức
kinh doanh, hộ, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh
doanh, hộ, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông
tin trên hóa đơn.
* Nội dung ghi trên hóa đơn điện tử:
Trên hóa đơn điện tử
phải có ghi đầy đủ các nội dung theo quy định về tên, ký hiệu, mã vạch, số thứ
tự, mã số thuế,… Cụ thể:
- Tên hóa đơn, ký hiệu
hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ
tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số
thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số
thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- Tên hàng hóa, dịch
vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng; cột thuế
giá trị gia tăng; cột thành tiền,…được ghi bằng số và bằng chữ (đối với hóa đơn
giá trị gia tăng).
- Hóa đơn được thể
hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài
được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có
cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0,
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu
tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải
đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
- Ngày, tháng, năm lập
và gửi hóa đơn.
- Chữ ký điện tử theo
quy định của pháp luật đối với bên bán;
- Chữ ký điện tử theo
quy định của pháp luật đối với bên mua (nếu có).
-
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
-
Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
4. Những ưu điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử:
a. Tiết kiệm chi phí:
Khi sử dụng hóa đơn
điện tử, các đơn vị không tốn chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu
trữ, nhân lực viết hóa đơn… Theo đó, chi phí của hóa đơn điện tử ước tính chỉ
bằng 1/10 so với hóa đơn giấy trước đây.
b. Có độ an toàn, chính xác cao:
- Hóa đơn điện tử có
độ an toàn, chính xác cao bởi nó là loại hóa đơn khó có thể làm giả.
- Trong quá trình viết
hóa đơn, kế toán viết các nôi dung ghi trên hóa đơn và kịp thời phát hiện ra
các sai sót thường gặp khi viết hóa đơn trên giấy (như viết sai tên người mua
hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá, sai mã hàng hoặc tên hàng hóa, ….)
để sửa chữa, điều chỉnh. Chính vì thế mà hóa đơn điện tử có độ chính xác cao
hơn hóa đơn giấy.
c. Thời
gian giao, nhận hóa đơn nhanh chóng:
Với hóa đơn điện tử, người
mua hàng đã có thể nhận được hóa đơn ngay sau vài giây (với điều kiện là có
internet) thay vì phải vận chuyển hóa đơn qua bưu điện như hóa đơn giấy trước
kia.
d. Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa
đơn:
Các đơn vị không phải
đăng ký mẫu hóa đơn và gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế
bởi khi sử dụng hóa đơn điện tử thì trên phần mềm tạo hóa đơn đã cho phép tự
xác định số lượng hóa đơn điện tử đã và đang sử dụng.
Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng nghiêp