1. Văn phòng đại diện được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) đối với văn phòng đại diện thuộc:
- Tổ chức thành lập mới (mã số doanh nghiệp mới).
- Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Cần lưu ý rằng, "Năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh” không phải là 01 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc 01 năm kể từ ngày lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh. Thay vào đó, "năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh" ở đây cần tính khoảng thời gian cố định từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của mỗi năm.
Tức là, bất kể văn phòng đại diện được thành lập hoặc bắt đầu ra hoạt động tại thời điểm nào trong năm, ví dụ tháng 02 (đầu năm) hoặc tháng 11 (cuối năm), thì ngày 31 tháng 12 của năm đó vẫn là thời điểm kết thúc thời hạn mà văn phòng đại diện được miễn lệ phí môn bài. Kể từ ngày 01 tháng 01 của sau, văn phòng đại diện bắt đầu phải nộp lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật;
2. Văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 16 Luật
Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2007 được miễn lệ phí môn bài. Để xác định thời điểm hết thời hạn miễn lệ phí môn bài trong trường hợp này, cần lưu ý về mốc thời điểm ngày 25 tháng 02 năm 2020 (tức ngày Nghị định 22/2010/NĐ-CP có hiệu lực) như sau:
- Nếu được thành lập trước thời điểm này, thời hạn miễn lệ phí môn bài là trong 03 năm, tính từ ngày 25 tháng 02 năm 2020 đến hết thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài;
- Nếu được thành lập kể từ sau thời điểm này, thời hạn miễn lệ phí môn bài là trong 03 năm, tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu đến hết thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài.
Lưu ý: Về bản chất, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân. Do vậy:
- Chỉ trong khoảng thời gian mà tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2007 vẫn đang trong thời hạn được miễn lệ phí môn bài, thì khi đó, văn phòng đại diện mới đồng thời được miễn lệ phí môn bài;
- Ngược lại, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2007 hết thời hạn được miễn lệ phí môn bài, thì khi đó, văn phòng đại diện đồng thời không miễn lệ phí môn bài, mà phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật.
2.3. Các trường hợp văn phòng đại diện không được miễn lệ phí môn bài
Văn phòng đại diện không được miễn lệ phí môn bài và vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật là văn phòng đại diện:
- Không thuộc trường hợp được miễn lệ phí môn bài; hoặc, - Không thuộc trường hợp được miễn lệ phí môn bài trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ:
- Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh theo quy định tại Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2007 không thành lập văn phòng đại diện ngay sau khi vừa được cấp mã số doanh nghiệp mới hoặc vừa mới đi vào hoạt động lần đầu. Thay vào đó, họ thành lập văn phòng đại diện khi tổ chức đã đi vào hoạt động lâu năm, không còn thuộc trường hợp được miễn lệ phí môn bài. Khi ấy, văn phòng đại diện đồng thời không được miễn lệ phí môn bài, mà phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định của pháp luật;
- Văn phòng đại diện không phải của doanh nghiệp tư nhân (thay vào đó, có thể là công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh) kinh doanh tại địa bàn miền núi, thì văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài theo quy định pháp luật;
- Một số trường hợp khác trên thực tế.
3. Mức thu lệ phí môn bài
Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định:
1. Mức thu lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện thuộc tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ là 1.000.000 đồng/năm;
2. Mức thu lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh khi hết thời gian được miễn lệ phí môn bài (tức là năm thứ tư kể từ năm thành lập doanh nghiệp):
- Trường hợp kết thúc trong thời gian 6 tháng đầu năm thì nộp mức lệ phí môn bài cả năm (1.000.000 đồng/năm);
- Trường hợp kết thúc trong thời gian 6 tháng cuối năm thì nộp 50% mức lệ phí môn bài cả năm (500.000 đồng/năm);
3. Mức thu lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện thuộc hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân sản xuất, kinh doanh đã giải thể có hoạt động sản xuất, kinh doanh trở lại:
- Trường hợp hoạt động trở lại trong thời gian 6 tháng đầu năm thì nộp mức lệ phí môn bài cả năm (1.000.000 đồng/năm);
- Trường hợp hoạt động trở lại trong thời gian 6 tháng cuối năm thì nộp 50% mức lệ phí môn bài cả năm (500.000 đồng/năm).
4. Thời hạn kê khai và nộp lệ phí môn bài
Người nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện (trừ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) mới thành lập (bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh) thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.