Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.
Căn
cứ pháp lý:
-
Nghị định 111/2011/NĐ – CP quy định về chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
-
Thông
tư 01/2012/TT-BNG
Hợp
pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một
văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư
cách của người ký văn bản đó
Theo
Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ – CP quy định: “Hợp pháp hóa lãnh sự: là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng
nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ,
tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”
Lưu
ý: Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu,
chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung
và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
Tư vấn pháp luật miễn phí 1900.6248 (Nguồn ảnh: Internet)
Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận
lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ – CP)
1. Giấy tờ, tài liệu được
miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam
và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được
chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của
Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được
miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt
Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu mà
cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp
hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt
Nam hoặc của nước ngoài.
Các giấy tờ, tài liệu
không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (Điều 10 Nghị định
111/2011/NĐ – CP)
1. Giấy tờ, tài liệu bị
sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
2. Giấy tờ, tài liệu
trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết
mâu thuẫn nhau.
3. Giấy tờ, tài liệu giả
mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.
4. Giấy tờ, tài liệu có
chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.
5. Giấy tờ, tài liệu có
nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh
sự tại Bộ Ngoại giao (Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ – CP):
Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp 01 bộ hồ sơ gồm:
a) 01 Tờ khai hợp pháp
hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
b) Xuất trình bản chính
giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
c) 01 bản chụp giấy tờ
tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
d) Giấy tờ, tài liệu đề
nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh
sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài
chứng nhận;
đ) 01 bản dịch giấy tờ,
tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu
giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
e) 01 bản chụp các giấy
tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Trường
hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa
lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh
sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp
giấy tờ, tài liệu này để lưu tại Bộ Ngoại giao.
Nơi nộp hồ sơ:
Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
được Bộ ngoại giao ủy quyền.
Thời hạn giải quyết:
01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ có số
lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn
nhưng không quá 05 ngày làm việc.