|
BỘ NGOẠI GIAO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 01/2012/TT-BNG
|
Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm
2012
|
THÔNG
TƯ
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ
111/2011/NĐ-CP NGÀY 5/12/2011 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA
LÃNH SỰ
Căn cứ
Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 4 tháng 2 năm 2008 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;
Căn cứ
Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự;
Để bảo
đảm thực hiện thống nhất các quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh
sự và tạo thuận lợi cho công dân, Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy
định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về
chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (sau đây gọi là Nghị định) như sau:
Chương
I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước
1. Cục Lãnh sự và Sở
Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm
quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
2. Trên cơ sở xem xét
nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ
Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương (dưới đây gọi chung là cơ quan ngoại vụ địa phương)
tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả.
Danh sách các cơ quan này được thông báo và cập nhật thường xuyên trên Cổng
thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn.
Cơ quan ngoại vụ địa
phương được ủy quyền không được ủy quyền lại cho cơ quan khác.
Cán bộ cơ quan ngoại
vụ địa phương được ủy quyền chỉ được tiếp nhận, xử lý hồ sơ đề nghị chứng nhận
lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự sau khi đã được Bộ Ngoại giao tập huấn về nghiệp
vụ.
Điều 2. Ngôn ngữ chứng nhận lãnh sự,
hợp pháp hóa lãnh sự
Ngôn ngữ sử dụng để chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
Cơ quan đại diện
ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng
lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) được
sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay
thế cho tiếng Anh.
Điều 3. Giấy tờ, tài liệu có thể được
chứng nhận lãnh sự
Giấy tờ, tài liệu do
cơ quan, tổ chức nêu tại điểm d khoản 4 Điều 11 Nghị định cấp,
chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:
1. Văn bằng, chứng
chỉ giáo dục, đào tạo;
2. Chứng nhận y tế;
3. Phiếu lý lịch tư pháp;
4. Giấy tờ, tài liệu
khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Giấy tờ, tài liệu không được
chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Giấy tờ, tài liệu
nêu tại khoản 2 Điều 10 Nghị định có các chi tiết trong bản
thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài
liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Giấy tờ, tài liệu
nêu tại khoản 4 Điều 10 Nghị định đồng thời có con dấu và
chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con
dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ
ký gốc.
3. Giấy tờ, tài liệu
nêu tại khoản 5 Điều 10 Nghị định có nội dung vi phạm quyền
và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của
Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt
Nam.
Điều 5. Giấy tờ, tài liệu có con dấu,
chữ ký và chức danh không xác định được
Giấy tờ, tài liệu nêu
tại điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định bao gồm:
1. Giấy tờ, tài liệu
có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.
2. Giấy tờ, tài liệu
có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu
với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên
cơ sở kết quả xác minh.
Điều 6. Gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận
lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự qua đường bưu điện
Việc gửi hồ sơ qua
đường bưu điện cho Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh theo quy
định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định được thực hiện tại tất cả các
bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục
Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc
Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.
Điều 7. Giới thiệu mẫu con dấu, mẫu
chữ ký và chức danh
1. Việc giới thiệu
mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức lập, công chứng,
chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu theo quy định tại khoản
4 Điều 11 Nghị định được thực hiện như sau:
a) Cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu theo quy định của pháp
luật có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ
quan, tổ chức.
b) Cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm định kỳ hàng năm rà soát mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh của
cơ quan, tổ chức và thông báo kết quả rà soát trước ngày 01 tháng 02 của năm
tiếp theo.
c) Cục Lãnh sự và Sở
Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ
ký và chức danh của cơ quan, tổ chức Trung ương và cơ quan, tổ chức địa phương.
Cơ quan ngoại vụ địa
phương tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ
quan, tổ chức địa phương và cơ quan, tổ chức Trung ương đặt tại địa phương được
gửi tới cơ quan ngoại vụ; chuyển bản gốc văn bản giới thiệu cho Cục Lãnh sự và
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày
nhận được giới thiệu, và lưu giữ bản chụp của văn bản này.
2. Cục Lãnh sự và Sở
Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ
ký và chức danh của đơn vị mình cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt
Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
3. Các Cơ quan đại
diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và
chức danh của Cơ quan đại diện cho Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác
của nước ngoài.
4. Trong trường hợp
có sự thay đổi về mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh nêu tại khoản 1, khoản 2
và khoản 3 Điều này thì cơ quan liên quan phải giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ
ký và chức danh mới trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày có sự thay đổi.
Điều 8. Lưu giữ mẫu con dấu, mẫu chữ
ký và chức danh được giới thiệu chính thức
Cơ quan có thẩm quyền
chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan ngoại vụ địa phương có
trách nhiệm bảo quản và lưu giữ không thời hạn, khoa học và hệ thống các mẫu
con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức.
Chương II
TRÌNH
TỰ, THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
Điều 9. Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh
sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Giấy tờ tùy thân
nêu tại điểm b, điểm c khoản 1 các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị định
bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ
chiếu.
2. Bản chụp giấy tờ
tùy thân nêu tại điểm c khoản 1 các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị
định không phải chứng thực.
3. Giấy tờ, tài liệu
đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nêu tại điểm d
khoản 1 các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị định nếu có từ hai tờ trở lên thì phải
được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng
hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.
4. Bản dịch giấy tờ,
tài liệu nêu tại điểm đ khoản 1 các Điều 14 và 15 Nghị định
không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác
của bản dịch.
5. Giấy tờ, tài liệu
không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 15 Nghị định là giấy tờ, tài liệu được lập
bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức đề nghị
hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha,
Trung Quốc, Đức. Quy định này cũng áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu được lập
bằng các thứ tiếng khác, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác,
nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.
6. Trường hợp hồ sơ
đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện
theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định thì phải kèm
theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.
Điều 10. Tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Khi tiếp nhận hồ
sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp
lệ theo quy định tại các Điều 11, 13, 14, 15 Nghị định và
Điều 9 Thông tư này, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi
hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có
thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
2. Nếu giấy tờ, tài
liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc các trường hợp quy
định tại Điều 9 và Điều 10 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền
từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị chứng nhận
lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Trường hợp sau khi
được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa
lãnh sự các giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp
hóa lãnh sự theo quy định tại Điều 9 Nghị định, cơ quan có
thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.
Điều 11. Xử lý hồ sơ đề nghị chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Nếu giấy tờ, tài
liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc các trường
hợp quy định tại Điều 10 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên
giấy tờ, tài liệu trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh
đã được giới thiệu chính thức.
Trường hợp cơ quan
ngoại vụ địa phương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa
lãnh sự thì cần chuyển cho Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
trong thời hạn 01 ngày làm việc, sau khi thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu
nói trên.
2. Cơ quan có thẩm quyền
chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu hoặc chỉ chứng
nhận chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp
pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp sau đây:
- Giấy tờ, tài liệu chỉ
có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh;
- Giấy tờ, tài liệu chỉ
có con dấu là con dấu gốc hoặc chỉ có chữ ký là chữ ký gốc.
3. Cục Lãnh sự hoặc
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận về việc giấy tờ, tài liệu đã
được xuất trình tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu thuộc diện nêu tại khoản 2 Điều 12 Nghị định.
4. Trường hợp phát
hiện giấy tờ, tài liệu thuộc diện quy định tại khoản 3 và khoản
5 Điều 10 Nghị định, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa
lãnh sự thu giữ giấy tờ, tài liệu đó và thông báo cho các cơ quan chức năng
liên quan để xử lý.
Điều 12. Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết quy
định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định được tính trên cơ sở số
lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, không
kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang.
Chương III
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Biểu mẫu sử dụng trong chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Ban hành kèm theo
Thông tư này các biểu mẫu sau đây:
- Tờ khai chứng nhận
lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2012/TK);
- Tem chứng nhận lãnh
sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2012/CN);
- Tem chứng nhận giấy
tờ, tài liệu được xuất trình (mẫu LS/HPH-2012/XT);
- Văn bản giới thiệu
mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh (mẫu LS/HPH-2012/GT);
- Sổ chứng nhận lãnh
sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2012/SĐK).
2. Bộ Ngoại giao in,
phát hành biểu mẫu Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và biểu mẫu Tem
chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình để sử dụng ở trong nước. Các Cơ
quan đại diện được trực tiếp sử dụng các biểu mẫu tem ban hành kèm theo Thông
tư này hoặc đặt in tem ở nước ngoài để sử dụng theo biểu mẫu quy định.
3. Các biểu mẫu Tờ
khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, Văn bản giới thiệu mẫu con dấu,
mẫu chữ ký và chức danh, Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đăng
tải trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ http://lanhsuvietnam.gov.vn
để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tải xuống sử dụng.
Điều
14. Hiệu lực thi hành
1. Thông tư này có
hiệu lực thi hành từ ngày 15 tháng 5 năm 2012 và thay thế Thông tư số 01/1999/TT-NG
ngày 3 tháng 6 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định thể lệ hợp pháp
hóa giấy tờ, tài liệu.
2. Trong quá trình
thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh việc mới, các Cơ quan đại diện và cơ
quan ngoại vụ địa phương kịp thời báo cáo Bộ Ngoại giao xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch
nước, Văn phòng Chính phủ;
- VP TƯ Đảng và các Ban của Đảng;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Việm Kiểm sát nhân dân tối cao;
- UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ;
- Các cơ quan TƯ của các tổ chức chính trị - xã hội;
- Công báo, Website Chính phủ;
- Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Lưu VP, LS
|
BỘ TRƯỞNG
Phạm Bình Minh
|