|
BỘ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 04/2013/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 16
tháng 04 năm 2013
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Căn cứ
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ quy định về
quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản
lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ
Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Bộ
trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các
cơ quan, tổ chức.
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Thông tư
này hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng đối với
các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ
trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Tổ chức thực hiện
1. Ban
hành kèm theo Thông tư này Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ, gồm 3 chương,
38 điều.
2. Các Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương, Tập đoàn kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân,
căn cứ Thông tư này ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn
vị mình.
3. Quy
chế được ban hành kèm theo Quyết định của cơ quan, tổ chức và có các phụ lục để
khi thực hiện Quy chế có sự thống nhất.
Điều 3. Điều khoản thi hành
1. Thông
tư này bãi bỏ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ
cơ quan.
2. Thông
tư này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 6 năm 2013.
3. Các tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác, có thể vận
dụng Thông tư này để xây dựng Quy chế mẫu riêng cho cơ quan, đơn vị mình./.
|
Nơi nhận:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán nhà nước;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nuớc (91);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Website Bộ Nội vụ;
- Bộ Nội vụ: Lãnh đạo Bộ, các đơn vị trực thuộc Bộ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (20b);
- Lưu: VT, PC.
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|
QUY CHẾ (MẪU)
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết
định số... ngày ... tháng... năm của ...)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy chế
này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo
của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình.
Đối tượng
áp dụng (nêu cụ thể các đối tượng phải điều chỉnh).
Công tác
văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác
lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,
thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. Quy
chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt động
văn thư, lưu trữ đối với các loại hình cơ quan, tổ chức để các cơ quan, tổ chức
vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức.
2. Quy
chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản
lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
3. Văn bản
đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng,
văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
4. Văn bản
đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản
mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
5. Bản
thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo
văn bản.
6. Bản gốc
văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
7. Bản
chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành.
8. Bản
sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình
bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản
chính.
9. Bản
trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể
thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
10. Bản
sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản
sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
11. Hồ
sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
12. Lập
hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức),
cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
13. Thu
thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu
có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh
lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ
tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức), cá nhân.
15. Xác
định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những
tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu
trữ
1. Trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong
việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức
xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm
tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh
Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính
(sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đồng
thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và đơn vị trực thuộc.
3. Trách
nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng
các đơn vị chức năng (vụ, phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc
có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về văn thư, lưu trữ.
4. Trách
nhiệm của mỗi cá nhân
Trong
quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán
bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt
động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức) phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật nhà nước.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN
THƯ
Mục 1: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức văn bản
Gồm các
loại hình văn bản sau:
- Văn bản
quy phạm pháp luật;
- Văn bản
hành chính;
- Văn bản
chuyên ngành;
- Văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân nước
ngoài.
Điều 6. Thể thức văn bản
1. Văn bản
quy phạm pháp luật
a) Đối với
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản
quy phạm pháp luật liên tịch giữa Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, thực hiện theo quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng
12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm
pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
b) Đối với
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện theo quy định tại Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản
hành chính
Thực hiện
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản
chuyên ngành
Do Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất
với Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
4. Văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá nhân nước
ngoài
Thực hiện
theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Soạn thảo văn bản
1. Việc
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật số
17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và
Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
2. Việc
soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ
tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức) giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị
hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
- Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập,
xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn
thảo văn bản;
- Trường
hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cá
nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình
duyệt dự thảo văn bản.
Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo
văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong
trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn
vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt
dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người
đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về
độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu
./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký
ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn
bản quyết định.
2. Chánh
Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận”.
Điều 10. Ký văn bản
1. Thẩm
quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Quyền
hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
Thủ trưởng
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký tất cả các văn bản do cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành. Các trường hợp ký thay
(phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.),
ký thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không
dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
Điều 11. Bản sao văn bản
1. Các
hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể
thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc
sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức) quyết định.
4. Bản
sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị
pháp lý như bản chính.
5. Bản
sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo
quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không
được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức) những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ghi trong văn bản cần thiết cho việc
giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Nguyên tắc chung
1. Tất cả
văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải
được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm
thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy
định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị,
cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản
đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao
trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu
chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”
(sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản,
tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được
đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
và hướng dẫn tại Thông tư này.
Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả
văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến.
2.
Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi
tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư
hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng,
tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước
khi nhận và ký nhận.
2. Đối với
bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát
qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến.
Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát
qua mạng).
3. Văn bản
khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức
tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản
đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản
đến trên máy tính.
5. Văn bản
mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không
được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản
đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối
văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao
ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ
vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và
chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc
chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
1. Sau
khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp
thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức); theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường
hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được
thực theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn
thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết,
đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản
đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi
trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh
Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản
đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản
đi phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn
bản.
2. Đăng
ký văn bản đi.
3. Nhân
bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
4. Làm
thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đỉ
5. Lưu
văn bản đi
Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản
1. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước
khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số
và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số
của văn bản
- Tất cả
văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan,
tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác.
- Việc
ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện
hành và đăng ký riêng.
- Việc
ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi
ngày, tháng của văn bản
- Việc
ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành.
- Việc
ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản
mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều 19. Đăng ký văn bản
Văn bản
đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
trên máy tính.
1. Lập sổ
đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng
số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản
mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng
ký văn bản đi
Việc
đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng số)
hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
khẩn, mật
1. Nhân
bản
a) Số lượng
văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận
văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì
đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi
nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền
giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ
gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian
quy định.
d) Việc
nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,
Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng
dấu cơ quan
a) Khi
đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu
đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng
dấu vào phụ lục kèm theo
Việc
đóng đấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định
và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức) hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng
dấu giáp lai
Việc
đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu
được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng
dấu độ khẩn, mật
a) Việc
đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều
15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc
đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo
quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị
trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP,
XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại
Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục
phát hành văn bản
Văn thư
cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) tiến hành các công việc sau đây
khi phát hành:
a) Lựa
chọn bì;
b) Viết
bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng
dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển
phát văn bản đi
a) Những
văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong
ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy
phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với
những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",
"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
c) Văn bản
đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện.
Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng
dấu vào sổ;
d) Việc
chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài
phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển
phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong
trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận
bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với
những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển
phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ và quy định
tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9
năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công
chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập
Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn
bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
c) Đối với
những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời
hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu
hoặc thất lạc;
d) Trường
hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh
Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn bản đi
1. Mỗi
văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu
rõ tên cơ quan, tổ chức) và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc
lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được đóng dấu
và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc
lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật
được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn
thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu
tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Mục 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với
hồ sơ được lập
1. Nội
dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ
sơ
Căn cứ
vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), và thực
tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ,
ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình
giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên
quan vào hồ sơ.
b) Thu
thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản,
giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các
văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm
khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo
trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết
thúc và biên mục hồ sơ
- Khi
công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức
có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ
còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không
cần để trong hồ sơ;
Đối với
các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải
biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu
đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ
được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản
trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
1. Trách
nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ,
công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn
bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) biết và phải được
sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nhưng thời
hạn giữ lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ,
công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm
xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức) hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) khác.
2. Thời
hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong
thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Sau
03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
3. Thủ tục
giao nhận
Khi giao
nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại
một bản.
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức)
1. Trách
nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
Hàng năm
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm chỉ đạo
xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); chỉ
đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn
vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách
nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham
mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) trong việc
chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
đối với các đơn vị trực thuộc;
b) Tổ chức
thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị
mình.
3. Trách
nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ,
công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo
dõi, giải quyết;
b) Giao
nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách
nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
Công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công
chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý con dấu
1. Chánh
Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức). Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) việc quản lý và sử dụng con dấu của
đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các
con dấu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), con dấu đơn vị được
giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức
văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định
sau:
a) Con dấu
phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường
hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải
được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo
quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không
giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm
quyền.
3. Khi
nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo
cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm thủ tục đổi
con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức) phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập
biên bản.
4. Khi
đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục
xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ,
công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Chỉ
đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký
của người có thẩm quyền.
3. Không
được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung,
đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản
có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU
TRỮ
Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
Hàng năm
công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có
nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ
quan, cụ thể:
1. Lập kế
hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối
hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài
liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng
dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn
bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ,
tài liệu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được chỉnh lý
hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1.
Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không
phân tán phông lưu trữ;
b) Khi
phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải
tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc
(không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài
liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức
(nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
2. Tài
liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân
loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định
thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hệ thống
hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập
công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục
vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập
danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định giá trị tài liệu
1.
Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý
kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc
xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định
tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ
thể;
b) Xác định
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Thực hiện
theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ 2011.
Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị
Thực hiện
theo quy định tại Điều 28 Luật lưu trữ 2011.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử
Thực hiện
theo quy định tại Điều 21 luật Lưu trữ 2011.
Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ
sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ
quan, tổ chức) do các cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo
an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ
sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). Kho lưu trữ phải được trang bị đầy
đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh
Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu
lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện
pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với
kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương
tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại
tài liệu lưu trữ.
Công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu
trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện
thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có
trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu
1. Tất cả
cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức) và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục
đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ,
công chức, viên chức ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)
nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích
nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan,
tổ chức) hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá
nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài
liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ
Thực hiện
theo quy định tại Điều 32 Luật lưu trữ 2011.
Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ
Thực hiện
theo các quy định tại Điều 31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu
trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải có Nội quy phòng đọc.
2. Nội
quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời
gian phục vụ độc giả;
b) Các
giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu;
c) Những
vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;
d) Quy định
độc giả phải thực hiện các thủ
tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả
không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin
trong công cụ tra cứu khi
chưa được phép;
e) Ngoài
các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm chỉnh các
quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy
nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công
chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để
quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
|
|
THỦ TRƯỞNG CƠ
QUAN, TỔ CHỨC
(chữ ký và dấu)
Họ và tên
|