1. Hồ sơ, trình tự
thủ tục công chứng
Theo
khoản 1, Điều 40, Luật công chứng 2014
“1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập
thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có
thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng,
danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người
tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu
cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu,
quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong
trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải
có”
Trình tự, thủ tục
Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu
công chứng theo thứ tự. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các
trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo
thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng).
- Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để
giải quyết : CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Trong trường
hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công
chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có
quyền khởi kiện vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó.
- Trường hợp hồ sơ thiếu : CCV ghi phiếu hướng
dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng
năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ).
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp
nhận hồ sơ.
- Trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã
được soạn thảo sẵn: CCV xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần
lời chứng.
Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ
yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu
hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người
yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là
không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc
theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh
hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công
chứng.
Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao
dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật,
trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực
tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền
từ chối công chứng.
Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để
thực hiện những việc cụ thể do CCV phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp
đồng.
Bước 3: CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội
dung bản hợp đồng. Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và
thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn
lại: trong vòng 02 ngày làm việc). Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong
hợp đồng, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền,
nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công
chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình.
Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí.
Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi
phí khác theo quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí.
Bước
6: Bộ phận lưu trữ nhập
nhập dữ liệu lưu trên máy tính và lưu hồ sơ theo quy định của pháp luật
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không
quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp
thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc.
.jpg "Hotline 19006248")
Tổng đài tư vấn pháp luật 19006248
2. Hồ sơ, trình tự
thủ tục chứng thực:
Theo Điều 36, Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
Cách
thức: Nộp hồ sơ trực tiếp
Thành phần hồ sơ:
“Điều
36. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ
hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu,
quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài
sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường
hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di
chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.
Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm
c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.”
+ Người yêu cầu chứng thực phải xuất
trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần
chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ
quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường
hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
+ Người thực hiện chứng thực kiểm tra
bản chính, đối
chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính,
bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng
làm cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện chứng thực như
sau:
- Ghi
đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
- Ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ
chứng thực.
- Đối
với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu
bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc
nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một
thời điểm được ghi một số chứng thực.
+ Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả
tại nơi nộp hồ sơ.
- Phí:
- Tại Phòng Tư pháp: 2.000
đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá
200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính
theo trang của bản chính
- Tại cơ quan đại diện: 10
USD/bản
- Tại
Tổ chức hành nghề công chứng: 02 nghìn đồng/trang đối với trang thứ nhất, trang
thứ hai; từ trang thứ ba trở lên thu 01 nghìn đồng/trang nhưng mức thu tối đa
không quá 200 nghìn đồng/bản.
- Cơ quan
thực hiện: Tổ chức hành nghề công chứng, Phòng Tư
pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện có thẩm quyền
Thời hạn giải quyết : Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc
tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc
yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính
có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức
tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể
đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài
thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực.
* Bản chính
giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm,
bớt nội dung không hợp lệ.
+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không
xác định được nội dung.
+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
+ Bản chính có nội dung trái pháp luật,
đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ
nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân
phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa
lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
CÔNG TY LUẬT TNHH QUỐC TẾ HỒNG THÁI VÀ ĐỒNG NGHIỆP
TRÂN TRỌNG!
Hy vọng rằng sự tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn lựa chọn phương án thích hợp nhất để giải quyết những vướng mắc của bạn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến sự việc bạn có thể liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Quốc tế Hồng Thái và Đồng Nghiệp qua Tổng đài tư vấn pháp luật 19006248 hoặc E-mail: luathongthai@gmail.com
Trụ sở chính: LK9-38 Tổng cục 5, Tân Triều, Hà Nội (cuối đường Chiến Thắng, Thanh Xuân).
K.L
Bạn cũng có thể tham khảo thêm thông tin các dịch vụ tư vấn của chúng tôi:
- Dịch vụ tư vấn pháp luật dân sự trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn pháp luật Hình sự qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn pháp luật Đất đai qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn lao động trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn Hôn nhân và gia đình trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn Doanh nghiệp trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn Sở hữu trí tuệ trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dich vụ tư vấn pháp luật Thuế trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
- Dịch vụ tư vấn pháp luật Hành chính trực tuyến qua tổng đài điện thoại 1900.6248
Trân trọng cảm ơn!
Bạn cũng có thể tham khảo các bài viết khác có nội dung liên quan:
Giấy khám sức khỏe có thời hạn bao lâu?
Giấy khám sức khỏe là tài liệu quan trọng, “có mặt” trong hầu hết hồ sơ đăng ký học, hồ sơ xin việc... |
Đã trúng tuyển nhưng muốn tạm hoãn nghĩa vụ quân sự phải làm sao?
Công dân đã trúng tuyển nghĩa vụ quân sự thì bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ nhập ngũ. Nếu muốn xin... |
Quy định mới về mức lãi suất khi chơi họ, hụi, biêu, phường từ 05/04/2019
Việc tổ chức họ phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự quy định tại Điều 3 của Bộ... |